Comment réussir ses rencontres virtuelles

Que vous soyez un(e) habitué(e) de logiciels de réunions en ligne ou un(e) novice des visioconférences, l’arrivée de la COVID-19 a définitivement modifié la façon dont nous nous rencontrons.

Une étude récemment réalisée aux États-Unis révèle que, sur cinq travailleurs présentement en télétravail en raison de la COVID-19, trois préféreraient demeurer à la maison après la pandémie. On peut s’imaginer des résultats similaires si la même étude était réalisée au Québec et les experts anticipent que les retours au bureau et aux rassemblements de grande envergure seront lents et frileux. 

Qu’elles soient donc utilisées pour des rendez-vous professionnels ou des 5 à 7 entre amis, les visioconférences sont ici pour y rester et je partage ici avec vous quelques conseils pour les réussir.

Mettre en scène

Lumière, caméra, action! Les rencontres virtuelles doivent captiver. Pour l’éclairage, on peut s’inspirer de quelques trucs enseignés aux vidéastes et photographes. Si vous souhaitez trouver le meilleur emplacement, rien de plus facile: promener-vous votre téléphone portable à la main en mode selfie. Vous verrez tout de suite la différence entre vos choix d’éclairage. En règle générale, s’installer face à une fenêtre (votre appareil entre vous et celle-ci) avec une lumière d’appoint sur le côté permet d’obtenir un éclairage plus flatteur. 

Saviez qu'il est possible d’utiliser la caméra de votre téléphone pour vos visioconférences? Celle-ci est souvent de plus grande qualité que celle d’un ordinateur ou d’un appareil électronique. Pour se faire, assurez-vous toutefois que votre caméra de téléphone soit en mode horizontal.

Comme pour les caméras, les appareils électroniques n’offrent pas tous un microphone de qualité. Plusieurs options sont disponibles sur le marché si vous constatez que le vôtre laisse à désirer. Il est aussi recommandé de s’installer dans une pièce contenant des meubles. Dans une pièce vide, l’écho peut être incommodant.

Mais une pièce encombrée peut toutefois présenter des éléments distrayants en arrière-plan (surtout si l’angle de votre caméra offre pleine vue sur les vêtements empilé sur votre lit!). Télécharger quelques fonds d’écran peut aider rendre vos rencontres amusantes et éviter d’exposer vos écarts domestiques.

Captiver l’audience

Êtes-vous tenté de rehausser vos présentations en partageant votre écran avec vos interlocuteurs? Si vous utilisez des diapositives, il est essentiel de capter et maintenir l’intérêt de vos auditeurs. Leur contenu doit être attrayantes et le texte court.

Préparer les documents nécessaires et les avoir à portée de main sur le bureau de votre ordinateur (et des fenêtres de navigation toutes prêtes) avant la rencontre permet de rentabiliser votre temps et d’éviter le partage d’informations personnelles non planifié. Limiter ses rendez-vous à 30 minutes permet aussi de réduire les risques de fatigue intellectuelle et favorise des conversations dynamiques. 

Promouvoir l’interaction

Peu importe l’envergure de votre rencontre virtuelle, faites bonne utilisation des forums de discussion intégrés. Pour les rendez-vous à plusieurs, assigner une personne à titre de modérateur permet de traiter et transmettre l’information pertinente à l’animateur, qui peut alors se concentrer sur l’expérience en direct du participant et la mise en lumière des plus timides.

La création d’un hashtag pour les rassemblements et le fait d’assurer une présence sur vos réseaux sociaux amplifie votre rayonnement et favorise la création d’une communauté qui transcende la durée de l’événement.

Éviter les problèmes techniques

La meilleure façon de réussir vos rencontres et événements en ligne est par essaie-erreur et la pratique permet d’aiguiser son habilité à utiliser ces nouveaux outils. Personnellement, j’aime bien participer à des événements variés (webinaires, rencontres, conférences, etc) pour faire le plein d’idées. Le fait est que nous sommes tous sur la même courbe d’apprentissage et, heureusement, les gens sont compréhensifs lorsque survient un pépin technique. 

Enfin, pour les événements publics et de grande envergure, je planifie toujours un essai une semaine à l’avance. Ceci permet de faire connaissance avec les animateurs, discuter du déroulement de la séance, identifier des problèmes techniques et s’assurer que tous soient familiers avec les fonctionnalités de la plateforme.

Sur ce, bonnes rencontres!