5 trucs pour rendre les brainstorms créatifs efficaces en mode télétravail

Planifier un brainstorm créatif quand toutes les personnes qui y assistent sont dans des endroits différents est tout un casse-tête. Voici 5 trucs pour vous aider à rassembler tous les morceaux.

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‍Il est important de souligner que l’exercice de brainstormer à distance existe depuis plusieurs années. Le Brain-netting (expression formée des mots Online et Brainstorming) est une façon de faire très courante dans les grandes entreprises dont les membres de l’équipe décisionnelle se trouvent sur différents continents. Signe qu’il n’y a rien d’impossible.
Pour qu’un brainstorm numérique soit efficace, il faut plus que de bons outils. La clé se trouve dans l’organisation avant, pendant et après la rencontre. Mettre du temps dans l’organisation et la préparation de ces séances de brassage d’idées permet, la plupart du temps, de rendre plus profitable le temps d’idéation.

1. Attribuez-vous des devoirs avant la rencontre.

Ce qui est vrai quand tout le monde est au bureau l’est encore plus quand tout le monde est à la maison. Avant toute séance de brainstorm, assurez-vous d’avoir communiqué aux personnes que vous convoquez toute l’information nécessaire pour commencer la rencontre du bon pied. Mieux encore: attribuez des devoirs à chacune de ces personnes. Celles-ci seront plus enclines à être pleinement participatives.Ne sautez pas d’étape. La créativité, c’est aussi penser à la meilleure façon de faire émerger des idées. Mettez vos efforts sur la problématique avant de penser à la solution. Assurez-vous que tout le monde soit familier avec le mandat avant le début de la rencontre et surtout, demandez à toutes les personnes avec qui vous partagerez votre session d’idéation de faire un bout de chemin avant celle-ci. Commencez la rencontre avec un tour de table où tout le monde présente le fruit de ses recherches individuelles.
Voyez cela comme une séance d’échauffement avant l'entrainement collectif de matière grise.

2. Dynamisez votre rencontre avec de courts ateliers impromptus.

Préparer son brainstorm, c’est aussi s’assurer d’avoir des ateliers prévus pour dynamiser les échanges lorsque ceux-ci s’épuisent. Vous avez terminé votre tour de table? Sautez au coeur de la problématique avec un atelier de quelques minutes, top chrono. Des ateliers aussi simples que:

• Faire 2 tours de table où chacun doit rebondir sur l’idée de la personne avant lui en quelques secondes. Vous commencez avec une idée et le but est de l’améliorer à chaque tour de parole;
• Prendre un 10 minutes pour penser aux pires idées;
• Prendre 15 minutes et revoir la situation en vous mettant dans la peau de personnalités qui vous inspirent;
• Ajouter des contraintes à votre mandat;
• Déstabiliser les gens autour de la table en faisant jouer une chanson entrainante;
• Mettre la rencontre sur pause et inviter tout le monde à pitcher le plus d’idées possibles en mode solitaire avant de se regrouper et de se partager les idées;
• Envoyer un courriel surprise en pleine rencontre avec une question ou une problématique à laquelle tout le monde doit répondre en cinq minutes - ce peut aussi être sur un channel Slack, tout dépendant de vos ressources;
• Préparez des cartons avec des idées que vous pourrez ressortir en pleine rencontre lorsque les idées ne sont pas nombreuses.

Et plus! Ajoutez une Wild Card au noyau créatif en cours de route. Invitez une autre personne à se joindre à vous après un certain temps, sans prévenir les autres. Cela ne peut qu’aider à réanimer la discussion. Et encore, rien ne vous empêche de commencer la rencontre à quatre, d’ajouter une personne après 15 minutes, et une autre après 30 minutes.

3. Marchez pendant vos brainstorms.

Mark Zuckerberg a longtemps fait parler de ses meetings en marchant chez Facebook. Une équipe de recherche de l’Université de Stanford a d’ailleurs réalisé une étude il y a quelques années dans laquelle elle arrivait à la conclusion que marcher stimule la créativité. Encore plus lorsque c’est fait à l’extérieur. Quand on travaille de la maison, il arrive parfois qu’on ne mette pas le pied dehors de la journée. Fait qui est encore plus vrai dans un contexte de confinement où on nous demande de passer la journée à la maison. Demeurer assis toute la journée, ça fatigue. Activez la créativité de vos collègues en les invitant à faire la rencontre en prenant une marche à l’extérieur et en profitant de l’air frais. Encore plus simple: proposez à vos collègues de changer de pièce ou de position toutes les 10 minutes. Cela les aidera certainement à stimuler leur créativité.  

4. Ayez toujours un plan B.

Personne n’est à l’abri d’une panne d’électricité, d’une connexion Internet déficiente ou d’un enfant qui a besoin de son parent alors que celui-ci est session d’idéation. Le cas échéant, assurez-vous d’avoir un plan B qui peut être aussi simple que de prévoir deux rencontres alors que vous n’en avez besoin que d’une seule. Si lors de la première rencontre, tout le monde n’est pas disposé à participer, utilisez la deuxième plage horaire prévue et remettez votre rencontre. Accommodez vos collègues en leur permettant de participer autrement. Vous avez un collègue qui ne peut être à la rencontre, mais vous aimeriez avoir son pouls? Appelez-le après lui avoir envoyé un résumé de la rencontre. Panne d’électricité? Peut-être pouvez-vous envoyer un mémo vocal à votre groupe dans lequel vous indiquez des instructions pour que celui-ci puisse effectuer le travail de son côté. De manière générale, souvenez-vous que les idées émanent des individus, et non pas des outils. Peu importe le défi auquel vous faites face, il est possible de trouver une autre façon de faire.

5. Profitez-en pour sonder votre équipe, après tout, c’est elle qui réfléchit.

La difficulté de faire des sessions de brainstorm à distance est tout ce qui entoure vos équipes. Lorsque vous êtes dans la même salle, vous avez le même environnement de vos collègues. Lorsque tout le monde est à distance, votre meilleur ami pour savoir si vos collègues sont disposés à participer à la rencontre est de demander… avant, pendant et après celle-ci.
Il se pourrait que certaines personnes de votre équipe préfèrent travailler en solitaire, le soir, lorsque les enfants sont couchés. Respectez cela. Invitez-les à le faire et à vous envoyer le fruit de leur travail. D’autres personnes sont plus à l’aise de donner leurs idées lorsque c’est fait de manière anonyme. Pourquoi ne pas avoir recours à un outil qui permettrait à tout le monde de participer de manière anonyme? Les plateformes de sondage en ligne comme SurveyMonkey, Google Forms ou SoGoSurvey pourraient toutes être cet outil.Finalement, tout n’a pas besoin d’être numérique. Certaines personnes préfèrent avoir recours au papier ou au tableau, car leur créativité est davantage stimulée ainsi. Laissez-les le faire et demandez-leurs de vous envoyer une photo de leur travail, ou de vous le présenter ensuite.

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‍Avec tout cela, n’oubliez pas les règles de base.

Que votre brainstorm créatif soit exécuté avec cinq collègues dans une salle avec des tableaux blancs en guise de mur ou sur Hangout avec une seule personne, les règles de base demeurent les mêmes.

• Assurez-vous d’avoir un objectif clair et surtout, de le communiquer à tout le monde;
• Attribuez des rôles à chacune des personnes participantes et assurez-vous qu’elles les remplissent;
• Prévoyez des questions de relance;
• Gardez cela court;
• Priorisez la quantité d’idées avant la qualité des idées;
• Respectez les idées des autres, en brainstorm, il n’y a pas de mauvaises idées;
• N’invitez que quelques personnes: à trop, cela pourrait rapidement devenir chaotique;
• Assurez-vous d’avoir des expertises et des tempéraments différents parmi les personnes présentes;
• Assurez-vous que la personne responsable de noter envoie un récapitulatif à tout le monde à la fin de la séance;
• Terminez votre rencontre avec un plan clair pour la suite.

Brainstormer quand l’ensemble des membres d’une équipe est à distance n’est pas une tâche facile. Mais c’est certainement l’occasion idéale pour essayer de nouvelles choses. N’hésitez pas à nous partager vos trucs!